In dieser Story-Episode geht es um das Fundament: Den Aufbau von Prozess-Know-how und den notwendigen Mindset-Wandel. Mirko spricht mit Carina Hempel, einer Prozessmanagerin im dtv-Verlag und Björn Richerzhagen von MINAUTICS über die Herausforderung, BPMN und Prozessdenken in einem Unternehmen zu etablieren.
Du siehst ein realistisches Bild: Es ist ein Marathon, kein Sprint. Der Erfolg misst sich nicht in automatisierten Prozessen, sondern im gemeinsamen Verständnis.
Die Ausgangslage: Einzelkämpferin trifft auf gewohnte Pfade
Carina ist als Einzelkämpferin direkt der Geschäftsführung zugeordnet. Ihr Unternehmen führte ein CRM-System ein – der klassische Anlass, über Prozesse nachzudenken. Doch die Diskussionen liefen in gewohnten Bahnen: Use Cases wurden besprochen, Schnittstellendokumente erstellt. Als sie mit BPMN kam, stieß sie auf Unverständnis. Für die Kollegen in der Kreativbranche war das Denken in Abteilungen, Inhalten und Kampagnen normal – nicht in prozessualen Abläufen.
Der Wendepunkt: Die Entscheidung für fundiertes Wissen
Carina merkte: Um wirklich etwas zu bewegen, reicht es nicht, „Kästchen zu malen“. Sie brauchte ein tiefes Verständnis. Also entschied sie sich für ein BPMN-Training bei MINAUTICS. Das Ziel war nicht der schnelle ROI, sondern die Fähigkeit, zukünftige Projekte von Grund auf besser und kommunikativer gestalten zu können.
Die Umsetzung: Vom Training zur gelebten Praxis
Das Training war der Start. Die eigentliche Arbeit begann danach. Carina nutzt BPMN jetzt als Werkzeug in konkreten Projekten – sei es bei Digitalisierungsvorhaben oder der Harmonisierung von Abläufen. Sie interviewt Kollegen, moderiert Workshops und übersetzt deren Arbeitsrealität in klare Modelle. Der Effekt: Die Diskussionen werden sachlicher, Abhängigkeiten werden sichtbar, Silodenken wird aufgebrochen.
Die größte Hürde: Der Mindset-Wandel
Die technische Kompetenz ist nur ein Teil. Der schwierigere Teil ist die Veränderung der Denkweise. Wie bringt man Menschen dazu, prozessual zu denken? Björn betont: Ein zweitägiges Training reicht nicht. Es ist eine Lernreise, die Begleitung braucht. Erfolg stellt sich ein, wenn die Prozessverantwortliche aus der reaktiven („Mach mal eine Dokumentation“) in eine proaktive Rolle („Wo können wir den größten Hebel für den Unternehmenserfolg ansetzen?“) kommt.
Erfolgsmessung: Weiche Faktoren zuerst
Bei Carina zeigte sich der erste spürbare Erfolg nach etwa einem Jahr. Nicht durch Kosteneinsparungen, sondern durch weniger Support-Anfragen zum neuen System und ein besseres Verständnis der Rollen untereinander. Der messbare finanzielle Return kommt später – und ist bei kreativen Prozessen, wie der Vermarktung hunderter neuer Buchtitel, oft gar nicht das primäre Ziel. Die Erkenntnis: Automatisierung ist nicht immer die Antwort. Manchmal geht es einfach um Transparenz und reibungsärmere Zusammenarbeit.
Das Fazit: Kontinuierliche Reise, nicht ein Projekt
Die wichtigste Erkenntnis: Prozessmanagement ist nie „fertig“. Es ist eine kontinuierliche Aufgabe in einem lebenden System. Der Schlüssel zum Durchhalten ist die Vernetzung nach außen: Meetups, Veranstaltungen wie die WorkflowAnalytica oder der BPMN-Stammtisch geben Energie und neue Perspektiven. Man kämpft nicht allein.
Die Episode macht klar: Wer Prozesse wirklich verändern will, muss zuerst die Menschen und ihre Denkweise adressieren. Das Werkzeug BPMN ist dann der gemeinsame Nenner, der aus Einzelinterviews ein kohärentes Bild und aus Silodenken ein orchestriertes Miteinander macht.