In dieser ACTION BPMN Enterprise-Episode zeigt Stephanie von Bizagi, wie du einen komplexen Lieferanten-Onboarding-Prozess mit KI-Agents automatisierst. Der Fachbereich liefert detaillierte BPMN-Modelle – die IT übersetzt sie in effiziente Automatisierung.
Du siehst den kompletten Transformationsprozess: Vom überdokumentierten Fachmodell zur schlanken, KI-gestützten Lösung.
Das Problem: Der manuelle Bestellmarathon
Stell dir vor, ein Mitarbeiter will Equipment bestellen. Der aktuelle Prozess ist ein Albtraum: Bestellrichtlinien konsultieren, Produktkataloge durchsuchen, Lieferanten suchen, Ausschreibungen vorbereiten. Alles manuell, alles langsam. Die Folge: Frustration, Verzögerungen und Daten, die in Excel- und Word-Dokumenten versickern.
Die Lösung: Vom überdokumentierten Modell zur KI-gesteuerten Automation
Der Fachbereich liefert ein akribisches BPMN-Modell. Stephanie demonstriert, warum du es für die Automatisierung radikal vereinfachen musst. Statt dutzender Einzelschritte bleibt ein einziger, zentraler Task: „Order Supplies“. Fast alles andere übernimmt ein KI-Agent.
Der KI-Agent als digitaler Assistent
Die Magie passiert im Formular. Der Mitarbeiter gibt seinen Wunsch in natürlicher Sprache ein – „ergonomischer Arbeitsplatz für neuen Mitarbeiter“. Ein Knopf „Search Catalog“ triggert den KI-Agent. Der Agent erledigt autonom, was der Mensch vorher mühsam tun musste:
- Er prüft die Bestellrichtlinien.
- Durchsucht den Produktkatalog.
- Prüft die Verfügbarkeit.
- Schlägt konkrete Produkte vor.
- Erkennt, ob Freigaben nötig sind.
Das Ergebnis erscheint strukturiert im Formular – keine langen Textwüsten, sondern direkt nutzbare Daten für die weitere Prozesssteuerung.
Die Technologie dahinter: Bizagis AI Hub
Stephanie taucht ein in den AI Hub. Du siehst, wie der „Order Assistant“ konfiguriert wird. Der Schlüssel liegt in der Anreicherung des Sprachmodells:
- Unternehmenswissen: Bestellrichtlinien und Policies werden in einer Knowledge Base hinterlegt.
- Systemanbindungen: Konnektoren zu ERP-Systemen (wie SAP) oder Produktkatalogen liefern Live-Daten.
- Historische Daten: Der Agent kann auf vergangene Bestellungen und Lieferantenbewertungen zugreifen, um Empfehlungen zu verbessern.
Das System mappt die Eingaben und Ausgaben automatisch – kein manuelles Mapping nötig.
Das Ergebnis: Geschwindigkeit und Verlässlichkeit
Der Vergleich ist krass: Aus einem mehrstufigen, tagelangen Manöver wird ein einziger Klick. Der Mitarbeiter bekommt sofort eine valide, regelkonforme Bestellvorlage. Der Agent liefert nicht nur Geschwindigkeit, sondern auch Verlässlichkeit, weil er auf das firmeninterne Wissen zugreift – ein entscheidender Vorteil gegenüber generischen Chatbots.
Fazit
Diese Episode beweist: Erfolgreiche Enterprise-Automatisierung bedeutet Übersetzung. Du übersetzt das fachliche Detailwissen in schlanke, ausführbare Prozesse und hebelst KI-Agents als kraftvolle Enabler ein, die die mühsame Vorarbeit übernehmen. Die Devise lautet: Nicht das Modell des Fachbereichs 1:1 umsetzen, sondern sein Anliegen intelligent automatisieren.
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