Danke an Maximilian Neumaier von TIM Solutions.
Die Wette – Ein Einreiseantrag in Rekordzeit automatisiert
In dieser Episode tritt Maximilian, Head of Professional Service bei TIM Solutions, eine Wette an. Kann er den von Martin Welker (Zenkit) modellierten und automatisierten Einreiseantragsprozess in unter 44 Minuten nachbauen?
Die Herausforderung ist klar: Ein vorgegebenes Prozessmodell eines Einreiseantrags muss in einen funktionierenden, automatisierten Workflow überführt werden – inklusive Formularen, Logik und E-Mail-Integration. Der Timer läuft.
Maximilian startet ohne Vorbereitung. Zuerst überträgt er das Prozessbild in ein BPMN-Diagramm. Er hält sich strikt an die Vorgabe, auch wenn er bestimmte Schritte zusammenfassen würde. Er modelliert die drei Swimlanes (Antragsteller, Einreisestelle, Berufsregister), die Aufgaben, Gateways und integriert besonders wichtig: ein eingehendes E-Mail-Boundary-Event. Dieses erlaubt es einem externen Antragsteller, per E-Mail zu interagieren, ohne sich im System anmelden zu müssen.
Sein Werkzeug ist der BPMN.io-Modeler, dessen Ausgabe (BPMN-Diagramm und SVG Datei) er direkt in TIM importiert. Jetzt beginnt die Automatisierung.
Nicht der Prozessablauf, sondern das prozessbegleitende Formular steht im Zentrum der Arbeit. Maximilian erstellt ein einziges, umfassendes Formular, das sich dynamisch an den jeweiligen Prozessschritt anpasst. Über eine Elementsteuerung legt er fest, welche Felder in welcher Aufgabe sichtbar, bearbeitbar oder Pflicht sind. So sieht der Antragsteller beim Start nur die notwendigen Eingabefelder, während die Sachbearbeiter der Einreisestelle später die Prüffelder vorfinden.
Mit Regeln baut er Intelligenz ein: Ein Beschreibungsfeld für Ablehnungsgründe erscheint nur, wenn bei einer Prüfung „Nein“ ausgewählt wird. Über Funktionsbausteine verknüpft er die Gateways des BPMN-Modells direkt mit den Formularfeldern. Die Entscheidung im Prozessverlauf folgt damit automatisch der Eingabe des Users.
Weitere Bausteine generieren automatisch ein PDF-Dokument und fügen es einer Bestätigungsmail bei. Für den externen Antragsteller konfiguriert er einen temporären Benutzer – so benötigt dieser keine teure Lizenz, kann seine Aufgabe erledigen und wird anschließend aus dem System entfernt.
Ohne Hektik, aber zügig und präzise, arbeitet sich Maximilian durch den Stack: Modell, Formular, Elementsteuerung, Regeln, Funktionsbausteine und Benutzerzuweisung. Schließlich aktiviert er noch das externe Webformular, veröffentlicht den Workflow und stoppt die Uhr.
Die Zeit: 27 Minuten und 46 Sekunden. Die Wette ist gewonnen.
In der Nachbetrachtung erklärt Maximilian die Stärken von TIM: Der Fokus liege darauf, dem Fachbereich die Werkzeuge in die Hand zu geben, Prozesse selbst und schnell zu automatisieren. Die gleichen Werkzeuge skalieren auch für komplexeste Vorhaben, und durch generische Schnittstellen-Anbindungen werden End-to-End-Prozesse über verschiedene Systeme hinweg möglich.
Wer Maximilian schlagen will, möge sich bitte melden. Wer wetten will, dass Maximilian es nicht schafft, einen Prozess in einer Episode umzusetzen, der kann es gern versuchen.